В настоящее время трудовая книжка все еще является основным документом, отражающим трудовую деятельность работника. Трудовые книжки ведутся на всех работников предприятия, которые работают на предприятии свыше пяти дней, за исключением совместителей. Действующим законодательством установлены определенные требования к порядку ведения и учета трудовых книжек на предприятии. Такие требования отражены в "Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников", утвержденной Приказом Министерства труда Украины, Министерства юстиции Украины, Министерства социальной защиты населения Украины от 29.07.1993 г. №58.

В трудовую книжку вносятся записи о приеме на работу, переводе или увольнении, а также о награждениях и поощрениях сотрудников. Причем записи должны вноситься на основании приказа руководителя и точно соответствовать его тексту. Записи выполняются с применением арабских цифр, аккуратно, шариковой или перьевой ручкой, чернилами синего или фиолетового цвета.

В случае обнаружения неправильной или неточной записи о работе, переводах, а также награждениях и поощрениях, исправления должны проводиться тем предприятием, на котором была внесена соответствующая запись. Если предприятие, которым была внесена неправильная или неточная запись о трудовой деятельности работника ликвидировано, то корректирующую запись должно произвести и заверить печатью предприятие — правопреемник. В случае его отсутствия — вышестоящая организация, которой было подчинено предприятие, а в случаях отсутствия такого — облархивом, госархивом г. Киева, госархивом г. Севастополя и госархивом при Совете Министров Крыма.

Исправление сведений о работе, переводе на другую работу, о награждениях и поощрениях обязательно должны соответствовать оригиналу приказа (распоряжения). При утере приказа (распоряжения) или несоответствия записи фактически выполняемой работе исправление сведений о работе осуществляется на основании других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке или указанных ошибочно. При этом следует помнить, что показания свидетелей не могут служить основанием для внесения исправления.

В разделах "Ведомости о работе", "Ведомости о награждении", "Ведомости о поощрении" трудовой книжки и вкладыша зачеркивание ранее внесенных неточных или неправильных записей не допускается. В случае необходимости изменения записи сведений о работе после написания соответствующего порядкового номера записи, даты внесения записи в графе 3 пишется: "Запись под № таким-то не действительна. Принят на должность такую-то" и в графе 4 повторить дату и номер приказа (распоряжения) руководителя, из которого была неправильно сделана запись.

По такому же принципу определяется недействительность записи об увольнении и переводе на другую работу, о незаконном увольнении или переводе, восстановлении на предыдущей работе или внесении изменений в формулировку причины увольнения. Например, нужно писать: "Запись под № таким-то не действительна. Восстановлен на предыдущей работе в должности….". Изменение причины увольнения производится аналогичным образом: "Запись под № таким-то не действительна. Уволен по …. ст. …. КЗоТ Украины". В графе 4 в таком случае должна быть ссылка на приказ о восстановлении на работе или изменении формулировки причины увольнения.

С течением жизни возможны изменения и личной информации работника. Например, девушки при вступлении в брак чаще всего меняют свою фамилию на фамилию мужа. Потому во всех документах предприятия, в том числе и в трудовой книжке, должны быть внесены соответствующие изменения. В случае, если изменения личной информации работника произошли в период, когда работник не являлся сотрудником какого-либо предприятия, то такие изменения вносятся на последнем месте работы работника на основании документов (паспорта, свидетельства о браке, о расторжении брака, смене фамилии, имени, отчества) со ссылкой на номер и дату этих документов. Указанные изменения вносятся на первой странице (титульный лист, внутренняя сторона) трудовой книжки таким образом: одной чертой зачеркивается, например, бывшая фамилия работника или другая информация и записываются новые данные со ссылкой на соответствующие документы и заверяются подписью уполномоченного лица и печатью. Не допускается внесение изменений в записи путем подтирания, замазывания корректором, заклеивания.

Каждый кадровик или лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, должен осознавать свою ответственность перед сотрудниками своего предприятия за несвоевременно или неправильно внесенную в трудовую книжку информацию, так как неправильная или несвоевременно внесенная информация может привести к потере трудового стажа работника. Особенно это касается периодов до 1 июля 2000 года, так как до этого периода в нашей стране еще не велся персонифицированный учет, и трудовая книжка была единственным документом, подтверждающим трудовой и страховой стаж работника. С 01 июля 2000 года сведения о застрахованном лице — наемном работнике передаются предприятиями и ведутся в системе общеобязательного государственного пенсионного страхования, хотя и трудовые книжки никто не отменял.

Источник